Mit digitalen Formularen gegen den Medienbruch

Sie arbeiten noch mit Papierformularen? Dann sind Ihre Prozesse mit hoher Wahrscheinlichkeit einem Medienbruch unterworfen, der die Fehlerquote in die Höhe treibt und die Produktivität verringert. Wer seine Formulare genauso digitalisieren möchte wie Einsatzplanung und Auftragsabwicklung, sollte folgende Punkte berücksichtigen:

  • Machen Sie zunächst eine Bestandsaufnahme und fassen Sie redundante Formulare zusammen.
  • Bilden Sie nicht einfach nur die Papierversion ab, sondern berücksichtigen Sie bei der Planung die vielfältigen Möglichkeiten der automatischen Integration von Kundendaten.
  • Bedenken Sie die Rahmenbedingungen des Technikers beim Ausfüllen und das von ihm verwendete mobile Endgerät.
  • Sorgen Sie für eine einheitliche Gestaltung im Corporate Design.
  • Planen Sie ausreichend Zeit für Testläufe ein, bevor Sie sämtliche Formulare umstellen. Beziehen Sie auch ausgewählte Nutzergruppen (wie Kunden oder Subunternehmer) in diese Testphase ein.
  • Sorgen Sie für eine zentrale Verwaltung und Pflege der Formulare – so stellen Sie sicher, dass Updates über einen zentralisierten und automatisierten Prozess zeitgleich im gesamten Unternehmen erfolgen.

Mit welchen Formularen arbeiten Sie im Bereich Service und Instandhaltung? Ist der Medienbruch bei Ihnen schon Geschichte? Wir freuen uns auf Ihre Erfahrungsberichte!